S’il y a bien un domaine qui emmerde 99% des entrepreneurs, c’est la compta 😅
De tout ce que je fais, c’est vraiment la chose dont j’aimerais me séparer et pourtant c’est une part essentielle de mon activité. Donc au lieu de lutter contre ça, de pester “l’administratif c’est de la merde, blablabla”, j’ai décidé de diminuer au maximum mes points de friction.
J’ai donc mis en place un flux de travail simple qui me permet de suivre mon travail en cours, ce que je dois facturer, ce qui est en attente, centraliser mes factures, etc. 👇
☑ Le suivi de mon travail
J’utilise l’application ClickUp pour suivre toutes mes tâches à faire, en cours et finies.
Je les classe dans différentes listes : une générale et une par client.
Et cerise sur le gâteau, je peux rajouter des informations personnalisées sur toutes mes tâches. J’ai donc deux colonnes supplémentaires : “Facturation” qui m’indique si la tache est à facturée (ou pas) ou si elle a été facturée, et “Prix” avec le montant HT que je facture pour cette tâche.
Quand je dois facturer (souvent au début du mois d’après), je regarde dans un tableau qui regroupe toutes mes tâches et les filtre avec la colonne “Facturation” en “A facturer”.
Pour l’instant je n’ai pas poussé plus que ça l’utilisation de cet outil mais je suis sûr qu’on peut faire de superbes tableaux de bord 👌à
🧾 La facturation
Avec mon tableau de tâches à facturer, je peux créer mes factures. Pour ça j’utilise le service en ligne et gratuit Tiime. J’ai une interface très simple pour faire mes factures. Je les télécharge et les envois à mes clients.
Une fois la facture faite, je mets mes tâches en “Facturé” dans ClickUp 💪
💰 L’encaissement
Pour encaisser les factures, j’utilise mon compte en banque Qonto. Maintenant, tous mes clients me payent par virement bancaire, mon numéro de compte figurant directement sur les factures. Easy-peasy
🔍 Le suivi des achats
Pour ne pas me retrouver à scanner une centaine de reçus tous les 3 mois, j’ai pris le pli de le faire dès qu’on me donne un ticket de caisse. Pour ça, l’app mobile de Qonto est géniale : quand on paye, on reçoit un une notification et en l’ouvrant, on atterri directement sur l’appareil photo pour scanner le ticket de caisse.
Pour tout le reste (factures en ligne par exemple), je les récupère et les upload soit dans Qonto, soit dans Tiime. Oui, les deux sont synchronisés 😍
👨🚒 Et le comptable ?
Tous les mois, j’envois mon suivi comptable à mon expert comptable. Je lui transmets mon relevé bancaire, un export de mes achats et de mes factures via Tiime, et basta 👌
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Je pense que c’est encore perfectible mais pour l’instant, ma compta est beaucoup moins pénible qu’avant. Si tu as des astuces en plus à me donner, n’hésite pas ;)